La creación de un sistema de archivo que almacene su papeleo le hará sentirse seguro de que puede encontrar todos sus documentos importantes de forma rápida y sencilla. Esto puede parecer obvio para alguien que no tiene TDAH; sin embargo, cuando vive con TDAH, las pilas de papeles, el miedo y la búsqueda ansiosa a menudo van de la mano cuando busca una hoja de papel en particular.
Configurar y mantener un sistema de archivo que le brinde tranquilidad es tiempo bien invertido. Una cosa que impide que las personas con TDAH establezcan un sistema de archivo es que puede resultar abrumador.
Creación de un sistema de archivo compatible con el TDAH
Así que aquí hay 6 pasos simples para crear un sistema de archivo compatible con el TDAH.
Elige un archivador que te guste. Será mucho más probable que utilice un sistema de archivo si le gusta cómo se ve el gabinete. Elige uno que encaje con la decoración y personalidad de tu hogar. Si no está seguro de cuántos cajones necesitará, cree un sistema de práctica utilizando cajas bancarias. Ponga sus archivos colgantes en las cajas y pruébelo durante 1 o 2 meses antes de invertir en un mueble.
Carpetas colgantes. Todo sistema de archivo necesita carpetas colgantes. Tenga una carpeta colgante por tema, por ejemplo, «Estados de cuenta bancarios 2016». Los documentos relevantes pueden ir directamente a la carpeta colgante; no necesitan ir primero a una carpeta separada.
Etiquetas. Etiquete cada carpeta colgante claramente. Puede escribir sus etiquetas, imprimirlas o usar una rotuladora. Si no puede leer la etiqueta u olvida etiquetar una carpeta, es fácil colocar los documentos en el lugar equivocado y luego el sistema de archivo deja de ser útil. Lo que escribes en la etiqueta es tu elección. Hágalo de una manera que tenga sentido para usted para que pueda encontrar lo que está buscando rápidamente. Por ejemplo, puede escribir «estados de cuenta bancarios», el nombre del banco u otra cosa que sea significativa para usted.
Organizando las carpetas. Tener TDAH significa que su pensamiento es creativo en lugar de lineal, y la forma en que organiza su archivador puede reflejar eso. ¡Su sistema de archivo no tiene que estar organizado alfabéticamente! Puede decidir agrupar todas sus carpetas de finanzas juntas, todas sus carpetas de salud juntas o de otra manera que le resulte lógica.
usar color. Utilizando color en su sistema de archivo es una gran idea. Las personas con TDAH son muy visuales, por lo que usar carpetas colgantes de colores brillantes hará que su sistema de archivo sea más atractivo. Si agrupa elementos similares en las carpetas del mismo color, también lo ayudará a encontrar cosas rápidamente. Por ejemplo, podría tener todas las carpetas rojas relacionadas con temas financieros.
Mantenga las carpetas optimizadas. ¡No llenes demasiado tus carpetas! Las carpetas de gran tamaño dificultarán el uso del sistema de archivo porque será difícil agregar nuevos documentos. Como resultado, puede verse tentado a dejar de utilizar el sistema de archivo.
Si sus carpetas se están haciendo grandes, esto es lo que debe hacer:
- Destruya los documentos que ya no necesita. Por ejemplo: triture las facturas de las tarjetas de crédito inmediatamente después de pagar; triturar facturas, estados de cuenta bancarios, cheques de pago/talones de pago después de un año, o cuando reciba su estado de cuenta W-2 para ese año fiscal; triturar registros de inversión y documentos fiscales después de siete años; y triture los recibos de venta después de la vigencia de la garantía, o hasta que sepa que no será necesario para devolver la mercancía
- Dividir el tema en temas más pequeños.. Por ejemplo, en lugar de colocar todos sus archivos de impuestos en una sola carpeta denominada «Impuestos», cree carpetas separadas para cada año fiscal (por ejemplo, Impuestos 2016, Impuestos 2015, Impuestos 2013)
- Solo pon papeles importantes en la carpeta.. Por ejemplo, cuando reciba una factura, póngala en la carpeta después de pagarla, pero no ponga el sobre en el que vino también.
Establecer un sistema de archivo electrónico. La acumulación de papel puede llegar a ser muy abrumadora para las personas con TDAH, por lo que otra opción es establecer un sistema de archivo electrónico. Necesitará un escáner, una computadora y un disco duro externo para hacer una copia de seguridad de los archivos. Escanee cada documento y guárdelo en una carpeta en su computadora etiquetada para diferentes tipos de documentos (facturas, impuestos, mejoras en el hogar, etc.). Agregar el mes y el año al final del nombre del documento también puede ayudarlo a mantener las cosas organizadas por fecha; por ejemplo Utilitybill_Nov2002.pdf. También hay una variedad de aplicaciones para ayudarlo a escanear, almacenar y administrar documentos directamente en su teléfono inteligente o tableta.
